Vitelia automatiseert klantbezoeken met de inzet van Microsoft Power Apps

Dankzij Microsoft Power Apps en SharePoint kunnen de verkoopadviseurs van Vitelia veel efficiënter afspraken inplannen en vastleggen.

Vitelia is een coöperatie in de agrarische sector. Met zo’n 150 medewerkers zetten ze zich elke dag in om leden en klanten van de best mogelijke producten en diensten te voorzien. De gehele organisatie ging kortgeleden over op een nieuw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). De fabriek, de administratie, de verkoopdiensten: alles werd vernieuwd. Bij de verkoop buitendienst ontstond de behoefte om bedrijfsbezoeken en met name het maken van bezoekverslagen te automatiseren. “Ik heb gespard met Acknowledge over het systeem waar wij altijd mee werkten, wat daarvan de positieve punten waren en wat we graag anders wilden zien”, vertelt Fons Classens, verkoopadviseur bij Vitelia.

Automatiseren bezoekverslag

Voor Vitelia is het belangrijk om het verkoopproces verder te professionaliseren. Fons legt uit: “Vastlegging van bedrijfsbezoeken gebeurde maar mondjesmaat. Voorheen maakten we in Outlook een afspraak voor een bedrijfsbezoek. Vervolgens moest je bij de klant de laptop erbij pakken, verbinding maken met internet, in het systeem inloggen, daar een bezoekverslag uitschrijven en dat weer doormailen. Dat was veel te omslachtig.” Fons ging daarom in gesprek met John-Pierre van Deursen, functioneel consultant SharePoint bij Acknowledge. “Mijn vraag was simpel: kunnen we een eenvoudige app maken voor op onze telefoon waarin we binnen dertig seconden een afspraak en een bezoekverslag aanmaken? Daar is John-Pierre mee aan de slag gegaan”, vertelt Fons.

Microsoft Power Apps

Voor de automatisering van de klantbezoeken maakte John-Pierre gebruik van Microsoft Power Apps. “De verkoopadviseurs vullen in de app de basisgegevens in, zoals de klantnaam, het bezoekadres, het soort bedrijf, datum, tijd en reden van bezoek. Aan de hand van deze gegevens worden in het ERP-systeem (Microsoft Dynamics) automatisch een afspraak en een document voor het bezoekverslag aangemaakt. De gegevens die de verkoopadviseur in de app heeft toegevoegd staan eveneens automatisch ingevuld. En zowel in Outlook als in Dynamics wordt naar het bezoekverslag gerefereerd”, legt John-Pierre uit. En het is heel belangrijk dat de app goed werkt op mobiele telefoons, omdat de verkoopadviseurs hier veel mee werken. “Of ik nou in SharePoint zit via mijn computer of via de telefoon, het is steeds dezelfde omgeving. Dit levert een groot werkgemak op!”, deelt Fons.

Eerste reacties

Voor de verkoopadviseurs was de nieuwe manier van werken wel even wennen. Nadat de app in gebruik werd genomen kwam al snel de eerste feedback binnen. Fons: “De impact van de nieuwe werkwijze bleek groter dan we vooraf hadden ingeschat. Toen we in de praktijk met de app aan de slag gingen liepen we tegen een aantal dingen aan dat we toch anders wilden. Je blijft aan het evolueren, ook binnen zo’n app. En wat ik fijn vind hoeft voor mijn collega’s niet per se te werken.” Gelukkig kon Fons nog regelmatig sparren met John-Pierre om de app te optimaliseren: “Wat nou staat, daar ben ik tevreden over en daar blijven we op doorontwikkelen.”

Fijn schakelen

Dankzij de inzet van Power Apps kan de buitendienst een stuk gemakkelijker afspraken inplannen en bezoekverslagen bijhouden. “Nu maak ik gewoon mijn afspraak in Outlook aan. Als ik bij de klant ben pak ik de SharePoint-app erbij en heb ik binnen twintig seconden een nieuw document voor de klant aangemaakt. Vervolgens kan ik bij de klant aan tafel de laptop erbij pakken en hem meteen aftekenen. Voordat ik bij de klant weg ben is het al helemaal klaar!”, vertelt Fons enthousiast. Hij is tevreden met de samenwerking: “Ik heb met name contact gehad met John-Pierre en dat was fijn schakelen. Hij is goed bereikbaar en reageert snel. Daar hecht ik persoonlijk wel waarde aan. Vragen lost hij altijd op en hij doet wat van hem verwacht wordt. Die samenwerking is gewoon super geweest.” Fons geeft ons voor dit project dan ook een dikke acht!