Secure mailen voor Promen dankzij de inzet van Mimecast

Promen zet Mimecast in voor secure mailing, het versturen van grote bestanden en veilig mailverkeer.

Mensontwikkelbedrijf Promen ontwikkelt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt door middel van coaching, begeleiding en het ondersteunen van talenten. Medewerkers kunnen daardoor aan de slag in verschillende bedrijfsonderdelen. Dat kan intern bij Promen of extern bij opdrachtgevers. Voor Promen is het belangrijk de gevoelige gegevens van hun medewerkers en klanten zo veilig mogelijk te houden. Acknowledge implementeerde daarom Mimecast als oplossing voor secure mailen. “De aanvallen van phishing en malware blijven stijgen en we moeten alert blijven. Bij ons gaat secure boven alles”, vertelt Geert Domburg, ICT-manager bij Promen.

Het belang van cybersecurity

E-mailbeveiliging is als een slot op je voordeur. Het houdt ongewenste gasten buiten en beschermt je gevoelige data. Zonder een veilige mailomgeving staat een organisatie open voor allerlei vormen van cybercriminaliteit, van virussen tot hackers die je data willen stelen. Promen weet hoe belangrijk een sterke e-mailbeveiliging is. Geert legt uit: “Toen de AVG een feit werd hebben we het bewustzijn van cybersecurity aangewakkerd bij onze medewerkers. Door middel van informatieve sessies legden we gebruikers uit waar ze op moeten letten. Gelukkig hebben we bij Promen nooit een cyberaanval gehad.”

De inzet van Mimecast

Acknowledge was als ICT-dienstverlener al verantwoordelijk voor de e-mailsecurity bij Promen. Hier werd voorheen een andere tooling voor ingezet, maar deze is inmiddels vervangen door de uitgebreide mogelijkheden van Mimecast. “Mimecast biedt bescherming tegen e-mailgerelateerde bedreigingen binnen een organisatie, zowel inkomend, intern als uitgaand”, deelt Wojciech Filipowski, beheerengineer bij Acknowledge. “Deze oplossing geeft ons meerdere functionaliteiten waarmee we e-mailverkeer zo veilig mogelijk maken. Het maakt gebruik van geavanceerde technologie, draait volledig in de cloud en kan worden aangepast naar de wensen en behoeften van Promen.”

Uitdagingen

Promen vertrouwde Acknowledge in de keuze voor Mimecast als e-mailsecuritytooling. “Bovendien kregen we tijdens de demo te horen dat Mimecast ook de mogelijkheid biedt voor het versturen van grote bestanden en veilig mailen”, vertelt Geert. “Wij hadden daar aparte oplossingen voor. Nu kunnen we dat allemaal in één tooling kwijt.” Omdat die modules relatief nieuw waren verliep de implementatie niet zonder uitdagingen. Wojciech legt uit: “De omgeving bevatte enkele aangepaste oplossingen, waardoor we stuitten op een aantal technische uitdagingen die leidden tot een vertraging van de implementatie. Door de goede band tussen Acknowledge en Promen en constructieve feedback vanuit Geert is de samenwerking soepel verlopen.” Geert sluit zich hierbij aan: “Als ik ergens tegenaan liep kon ik de engineers altijd bellen en werd het meteen opgepakt.”

Secure mailing

De medewerkers van Promen moesten wel even wennen aan de nieuwe manier van werken. Vooral het veilig versturen van berichten (secure mailen) had wat voeten in de aarde. “Voorheen werd alleen een actie van de verzender verwacht”, vertelt Geert. “Het grote voordeel van Mimecast is dat de actie nu bij de ontvanger ligt. Dus wij sturen het via secure mailing en de ontvanger moet zelf een wachtwoord maken. Dit moesten we dus niet alleen bij de verzender, maar ook bij de ontvanger uitleggen. Vooral in het begin heb ik een aantal keer mee moeten kijken. Inmiddels is het helemaal geland en weet iedereen wat ze moeten doen.”

Een hoger niveau

De implementatie en adoptie van Mimecast bij Promen is inmiddels helemaal afgerond. “Het is gelukt het project optimaal naar de wens van Promen op te leveren en de mailomgeving met een hoger niveau te beveiligen”, zegt Wojciech. Ook Geert is tevreden: “In de vorige oplossing had ik weinig invloed. Dat was soms lastig, want medewerkers kwamen regelmatig met vragen over hun mail bij mij. Bij Mimecast heb ik mijn eigen inloggegevens en hoef ik niet langs de ServiceDesk om informatie op te vragen. Doordat Mimecast de medewerkers goed op de hoogte houdt van tegengehouden mails heb ik een stuk minder collega’s aan mijn bureau staan. Mimecast voldoet helemaal aan de behoeften van Promen!”