Proactieve ondersteuning van eindgebruikers bij de Windows-migratie van ZorgSaam

Dankzij de inzet van de juiste communicatiemiddelen verliep de Windows-migratie van ZorgSaam soepel en is de informatieveiligheid gegarandeerd.

ZorgSaam is een brede en zelfstandige zorggroep in de regio Zeeuws-Vlaanderen. Met ruim 4.500 medewerkers bieden ze ziekenhuiszorg, ambulancezorg, thuiszorg en ouderenzorg voor de inwoners van Zeeuws-Vlaanderen, maar ook voor cliënten en patiënten uit andere regio’s in Zeeland en Vlaanderen. Om deze zorg op een betrouwbare en veilige manier te kunnen bieden zijn ze afhankelijk van de ICT. Jeffrey Davids is als manager ICT-beheer verantwoordelijk voor het functioneren van de technische omgeving van ZorgSaam. De afgelopen maanden heeft hij het migratietraject van Windows 7 naar Windows 10 en Server 2016 begeleid. “Windows 7 wordt niet verder doorontwikkeld, waardoor de risico’s op het gebied van informatieveiligheid toenemen. Het was voor ons dus heel belangrijk om het besturingssysteem voor de gehele organisatie over te zetten naar Windows 10 en remote desktops met Server 2016”, legt Jeffrey uit.

Van Fat naar Thin Clients

Tijdens de migratie was het vooral belangrijk dat de eindgebruikers er zo min mogelijk hinder van ondervonden. De zorg moet namelijk altijd blijven draaien. Mike van Eck, managing consultant van Acknowledge, legt uit: “Bij ZorgSaam wordt gebruikgemaakt van een aantal kernapplicaties (EPD, beeldbank, planning), medisch-specialistische toepassingen en kantoorautomatisering. Dit applicatielandschap moest zoveel mogelijk behouden worden.” ZorgSaam werkte bovendien met een grote variatie aan randapparatuur, vaak aangesloten op traditionele werkplekken (Fat Clients). Tijdens deze migratie werd een deel van die Fat Clients vervangen door Thin Clients. Jeffrey: “Als je overgaat op een nieuw besturingssysteem zal je ook alle applicaties opnieuw moeten virtualiseren. Dat is een goed moment om te overwegen om de applicaties voortaan via Thin Clients beschikbaar te stellen, omdat die makkelijker in beheer zijn.” De virtualisatie vond plaats door middel van Citrix en VMware.

ICT-adoptie

Met de migratie naar Windows 10 en Server 2016 verandert ook de interface van de werkomgeving. Er ontstond de behoefte om eindgebruikers proactief te ondersteunen bij deze overgang. Daarom zijn alle medewerkers van ZorgSaam in gebruikersgroepen verdeeld. “Door de medewerkers te clusteren in kleinere groepen die dezelfde applicaties gebruiken, konden we mensen gefaseerd overzetten én hier bijpassende communicatie bij inzetten. Acknowledge hielp om te bepalen wie wanneer overgezet moest worden en welke communicatie werd ingezet”, vertelt Jeffrey. Mike vult aan: “We begonnen steeds met een selecte groep testers die feedback gaven. Zo konden we de gebruikerservaring optimaliseren en onze communicatie hierop aanpassen.” Hij schakelde hierbij de hulp in van collega Nikki Damen, consultant ICT-adoptie bij Acknowledge. Nikki: “Wij vinden strategie en uitvoering even belangrijk als het wegwijs maken van gebruikers. Daarom is bij dit project gebruikgemaakt van een passende instructiekaart en hebben we een instructievideo gemaakt.” Deze aanpak heeft uiteindelijk zijn vruchten afgeworpen, want er kwamen buitengewoon weinig vragen vanuit de organisatie tijdens het migratietraject. “En dat is bijzonder, omdat onze organisatie altijd kritisch is. Wat mij betreft dus een heel positief verlopen migratie!”, vertelt Jeffrey.

De keuze voor Acknowledge

ZorgSaam is al een aantal jaar klant bij Acknowledge. Wij kregen daarom de kans om een geschikte kandidaat aan dit project te koppelen. Bij Jeffrey speelde vooral zijn persoonlijke voorkeur een rol: “Mike bleek een hele goede kandidaat te zijn. Het verloop van het contact, hoe hij inspeelde op onze vragen, zijn advies. We zijn nog steeds heel blij met hem!” Helaas legde het coronavirus een flinke kink in de kabel. Bijna alle groepen waren inmiddels succesvol overgezet naar Windows 10 en Server 2016. De medici, de lastigste groep met hele bijzondere applicaties, was tot het laatst bewaard. Hun migratie moest vanwege de coronacrisis echter worden uitgesteld. Jeffrey legt uit: “Die mensen hadden wel wat anders aan hun hoofd dan mee te werken aan een migratie. En dat is eigenlijk wel jammer, want Microsoft Teams werkt niet goed onder Windows 7. Juist die groep had er in deze periode veel baat bij gehad om met Teams in Windows 10 te kunnen werken.”

Heel dankbaar

Jeffrey en zijn team zijn heel tevreden over de samenwerking. “Mike communiceert makkelijk met de klantorganisatie, maar zeker ook met de beheerders. Hij heeft collega’s ingeschakeld voor specifieke technische expertise, maar bijvoorbeeld ook voor de instructievideo. Dat heeft mooie resultaten opgeleverd waar we heel dankbaar voor zijn”, legt Jeffrey uit. Inmiddels werkt meer dan 80 procent van de gebruikers in de nieuwe omgeving. De gefaseerde aanpak zorgde ervoor dat gebruikers van de ene op de andere dag konden werken in de nieuwe omgeving. We waren benieuwd of Jeffrey bij een volgend project weer voor Acknowledge zou kiezen: “Ik kies altijd voor mensen en niet voor bedrijven. We zullen Acknowledge wel vragen om kandidaten aan te bieden en we hebben inmiddels ook andere mensen ingehuurd via jullie. Dat zegt wel hoe tevreden we zijn.” Jeffrey beoordeelt het migratietraject dan ook met een mooie 8,5!