Een project-dashboard met automatische workflows levert het projectmanagementteam van De Meerwaarde meer inzicht en duidelijkere rollen en taken.
Dankzij de combinatie van de methodiek projectmatig creëren en de ondersteuning van het dashboard in SharePoint merk ik dat in de praktijk meer vragen worden geëxpliciteerd. Daardoor worden samenhangen meer inzichtelijk, ontstaat meer eigenaarschap en kan er beter gestuurd worden."
Bert BrandProtestants-christelijke vmbo-school De Meerwaarde gelooft dat jongeren een grotere leerimpact ervaren wanneer hun leeromgeving zo echt mogelijk is. In hun praktijkonderwijs werken ze dan ook graag samen met bedrijven uit de omgeving. Ook De Meerwaarde zelf is continu in ontwikkeling. Grotere schoolbrede ontwikkelingen worden gestuurd vanuit de methodiek van ‘projectmatig creëren’. Deze projecten werden voorheen altijd beheerd in Excel. Het was heel bewerkelijk om dit steeds bij te houden. Vanuit het bestuur kwam bovendien het verzoek om een project-dashboard te bouwen met een actueel overzicht van de voortgang van alle lopende projecten. “Ik had het idee dat het makkelijker moest kunnen. Acknowledge was in die tijd al een mooie SharePoint-omgeving voor ons aan het bouwen, dus ik legde deze uitdaging bij consultant John-Pierre neer”, vertelt Johan van der Kruijff, applicatiebeheerder bij De Meerwaarde. En die ging ermee aan de slag!
Dashboard voor projecten
Als projectmanagementsecretaris voor het projectmanagementteam (PMT) is Niesje van Donkelaar al enkele jaren betrokken bij het ondersteuningsteam voor projectmanagement. “Bij De Meerwaarde werken we met de methode ‘projectmatig creëren’. Om dat goed uit te rollen in de organisatie en om projectleiders te trainen is er een projectmanagementoffice (PMO) ingericht. Vanuit dit PMO en het PMT hebben we gebrainstormd over onze wensen”, legt ze uit. John-Pierre van Deursen, functioneel consultant SharePoint bij Acknowledge is hier vervolgens mee aan de slag gegaan: “We zijn tot een oplossing gekomen waarbij projecten en hun status in een lijst worden bijgehouden, ook wel een dashboard genoemd. In het project-dashboard staan drie soorten projecten: strategisch, onderwijs en bedrijfsvoering. De projectleiders vullen de rapportages per status in. Vanuit het dashboard en de huidige status worden vervolgens de juiste documenten klaargezet.”
Automatische workflows
Het project-dashboard is gebouwd op basis van het stoplichtmodel voor GOTIK-beheercriteria. Zo kun je in één oogopslag zien hoe het met de status van de projecten is gesteld. John-Pierre: “Het was een flinke uitdaging om een dashboard te maken dat informatief is en toch overzichtelijk. Ik moest er bovendien voor zorgen dat de interactie tussen de projectsites en de beheersite goed verloopt.” Uiteindelijk heeft De Meerwaarde nu een dashboard en workflow voor projecten in gebruik waarin bijna alles automatisch verloopt, van aanvraag tot archieffase. “Wanneer een initiatiedocument wordt ingediend en goedgekeurd komt het project in het dashboard te staan. Vervolgens volgt een automatische workflow van formats die worden klaargezet en sites die per project worden aangemaakt, zodat elk project een eigen werkomgeving heeft”, vertelt Niesje.
Efficiënt projectmanagement
Maar heeft het dashboard het projectmanagement nou echt makkelijker gemaakt? “Jazeker!”, zegt Niesje. “De rollen en taken zijn duidelijker dankzij de workflow. Voor projectleiders is het duidelijk welke rapportages het PMT verwacht.” Johan vult aan: “Ook het beheer is een stuk gemakkelijker. Nu hoeven we niet meer handmatig taken aan te maken, medewerkers te koppelen of documenten erin te zetten. Dat gebeurt allemaal automatisch. Wat begon als vraag om een Excelbestandje te vervangen is uitgegroeid tot iets heel moois.” Het PMT van De Meerwaarde vergadert nu helemaal aan de hand van het project-dashboard. Dankzij het stoplichtmodel is er overzicht van het portfolio en is meteen duidelijk welk project besproken moet worden, in welke fase het project zich bevindt en wat de onderlinge samenhang tussen projecten is. Er staat daarnaast een link in naar alle rapportages die zijn ingediend door het PMT. “Het is eigenlijk de digitale voorzitter geworden”, lacht Johan.
Project-dashboard in ontwikkeling
Doordat in de loop van het project steeds nieuwe wensen en mogelijkheden werden toegevoegd heeft het even geduurd voordat het dashboard definitief was. “Maar als je dit van tevoren op papier had moeten zetten was er nooit hetzelfde uitgekomen”, legt Johan uit. Ook voor Acknowledge was dit een goede leerschool om alle mogelijkheden van het projectmanagement in SharePoint te ontdekken. Niesje: “John-Pierre kwam ook steeds met nieuwe oplossingen voor problemen waar we tegenaan liepen, zoals toen ik de projectleiders zelf aan het mailen was over fasewijzigingen in een project. Hij stelde hiervoor automatische mailberichten in. Dat soort dingen kwamen er steeds bij, maar die hebben het uiteindelijke product wel beter gemaakt.” Voor de samenwerking geeft Niesje dan ook een hele mooie negen. “Dat vind ik echt! John-Pierre gaat altijd enthousiast aan de slag met nieuwe vragen en komt ook zelf met ideeën.”