De vraag en het aanbod van personeel van Máxima MC is optimaal op elkaar afgestemd dankzij capaciteitsmanagement op basis van Power BI.
We zijn heel tevreden met het eindresultaat!
Bart VisscherMáxima MC (MMC) is het grootste medisch centrum van de regio Zuidoost-Brabant met vestigingen op twee locaties (Eindhoven en Veldhoven). Met het overkoepelende SMART-programma werkte MMC toe naar een steeds efficiëntere werkwijze. Binnen dit programma was er zo’n 3 miljoen euro per jaar aan verbeterdoelstellingen voorzien voor capaciteitsmanagement. Door middel van capaciteitsmanagement brengt MMC de verwachtte zorgvraag in kaart en zorgt dat de juiste capaciteiten (met name personeel) op het geschikte moment zijn ingepland. Zo voorkomen ze onder- én overcapaciteit. “De financiën van ziekenhuizen staan onder druk en het is steeds lastiger om goed zorgpersoneel te vinden. We willen daarom de maximale zorg leveren met de mensen die we hebben en zorgverleners niet inroosteren op het moment dat het werk er niet is. Men vindt het namelijk ook niet fijn als er niks te doen is”, vertelt Bart Visscher, adviseur capaciteitsmanagement en BI bij MMC.
Plan Do Check Act
Bart heeft inmiddels al ruim vijftien jaar ervaring met capaciteitsmanagement in de zorg. “Ik heb twaalf jaar gewoond en gewerkt in Nieuw-Zeeland en samen met enkele Kiwi’s ons eigen bedrijf opgericht in capaciteitsmanagement voor de gezondheidszorg. Toen dit bedrijf werd overgenomen door een Amerikaanse onderneming liep ik tegen beperkingen aan. Ik wilde graag verder met nieuwe technieken, zoals Power BI, maar het bedrijf wilde ons verouderde originele platform blijven gebruiken. Vanuit die interesse kwam ik bij MMC terecht, waar ik inmiddels alweer vijf jaar werk”, legt Bart uit. Voorheen werd de capaciteit bij MMC voornamelijk vanuit een budgetteringsproces vastgesteld. Hierbij speelde men niet goed in op seizoenspatronen en dagelijkse variatie in de zorgvraag. Bart: “Er werd meer individueel per afdeling gepland. Nu zitten we dagelijks met alle afdelingshoofden samen. Wekelijks bespreken we de planning voor de komende weken. We hanteren een Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA), waarvoor informatie uit de BI-tooling onmisbaar is.”
Automatiseren en optimaliseren
Bart ging zelf aan de slag met een aantal analyses op basis van zijn ruime ervaring: “Met de gratis versie van Power BI zette ik ziekenhuisdata om naar een dashboard met relevante stuurinformatie voor de planning. Hier kwamen echter nog veel handmatige handelingen bij kijken.” Om het capaciteitsmanagement op basis van Power BI verder te automatiseren en optimaliseren schakelde MMC Acknowledge in. “We hebben de handmatige basisdashboards omgebouwd tot de toekomstbestendige applicatie CMI 2.0 voor de juiste beschikbaarheid, betrouwbaarheid en schaalbaarheid”, vertelt Remi Anthonise, BI-consultant bij Acknowledge. Dankzij deze ondersteuning kan het MMC beter geïnformeerde beslissingen nemen. “Als gevolg van hedendaagse technologie en medische ontwikkelingen vindt een transitie plaats van klinische zorg – waarbij patiënten een paar dagen worden opgenomen – naar meer dagbehandeling en poliklinische zorg. De patiënten vinden dit doorgaans veel fijner én het is voordeliger. Het is dan wel essentieel dat we onze planning hierop aanpassen”, legt Bart uit.
Tijdens de coronacrisis
Het project is helaas niet binnen de geplande tijd afgerond. “Door veranderingen in de samenstelling van het team, onzekerheden in de opdracht en de invloed van de coronacrisis hadden we met een aantal flinke uitdagingen te maken”, legt Remi uit. Acknowledge zorgde achter de schermen voor de techniek achter de datacollectie uit systemen en de bouw van een datawarehouse. Gelukkig stond deze infrastructuur grotendeels toen de coronacrisis begon. Bart: “De staging en basistabellen van het datawarehouse waren compleet, waardoor ik dit deel toch in productie kon nemen. Het feit dat we al een heel stuk hadden staan heeft ons absoluut geholpen met het managen van de vele capaciteitsuitdagingen rondom COVID. We konden heel snel inspelen op de informatiebehoefte voor de planning van de totaal onbekende COVID-zorg. Zonder dat we formeel live waren, was CMI 2.0 al in gebruik bij zo’n 200 eindgebruikers, en zeer gewaardeerd!”
Hoog ziekteverzuim
Tijdens de coronatijd is er een vrij hoog ziekteverzuim onder het personeel. Dit fluctueert sterk over tijd en per afdeling. “Het is cruciaal om te weten hoeveel mensen we werkelijk beschikbaar hebben in de dagelijkse en wekelijkse planning. Daarnaast willen we weten hoeveel mensen thuis zitten omdat ze testresultaten afwachten of ziek zijn. Ook voor deze vraagstukken konden we snel relevante dagelijkse inzichten bieden die onze aanpak ondersteunen”, legt Bart uit. “We hebben daarnaast als organisatie een aantal belangrijke zaken geïntroduceerd, zoals bijvoorbeeld een gezamenlijke flexpool (Harmonicadiensten). Alle afdelingen leveren personeel voor dit vangnet. Zodra iemand ziek is hebben we altijd een of twee mensen klaar zitten die meteen in kunnen vallen. Onze dashboards geven inzicht in waar de problemen zijn per dag. De teams geven aan dat dit veel rust geeft, omdat men niet langer continu geappt wordt met dringende verzoeken om diensten van zieke collega’s in te vullen.”
Beoogde resultaten behaald
MMC is inmiddels van een flexibel dataplatform voorzien. “Met de basis die Acknowledge heeft gelegd kon ik eenvoudig mijn eigen analyses opstellen via selfservice-BI”, aldus Bart. Dankzij het datawarehouse van Acknowledge heeft MMC de tooling om zelf aan de slag te gaan en weer grip te krijgen op hun eigen data en omgeving. De organisatie is heel tevreden over het totaalpakket dat nu wordt aangeboden en de besluitvorming en adviezen die op basis van de informatie worden geleverd. Bart: “De beoogde resultaten voor het capaciteitsmanagement zijn gehaald. Ik zou het project en de samenwerking dan ook een negen geven, ondanks de vertragingen. Het feit dat wij capaciteitsmanagement zo kunnen draaien en ook met de coronacrisis daar zo snel op in hebben kunnen spelen, dat is gewoon heel waardevol gebleken.”