Een ERP-systeem op maat voor gemeentelijke instelling SWVO

Het ERP-systeem van SWVO (iWmo) kreeg een flinke upgrade dankzij de migratie naar Dynamics 365 Business Central en maatwerk functionaliteiten.

Acknowledge beheert en onderhoudt al meer dan tien jaar de enterprise resource planning-systemen (ERP) van Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO). Deze gemeenschappelijke regeling heeft in opdracht van de aangesloten gemeenten afspraken gemaakt om zorg en ondersteuning via de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) in te kopen bij de zorgaanbieders die deze diensten leveren. Om cliënten in alle fasen van de Wmo-keten te volgen en het berichtenverkeer van zorgaanbieders, gemeenten en vervoersbedrijven elektronisch te laten verlopen maakt SWVO gebruik van iWmo, de informatiestandaard voor de gegevensuitwisseling binnen de Wmo. Dankzij het maatwerk van Acknowledge sluit iWmo aan op de Dynamics 365 Business Central van SWVO. Hierdoor maakt SWVO gebruik van alle standaarden van iWmo, het ERP-systeem Business Central én de integratie met de door Acknowledge op maat gemaakte functionaliteiten, zoals formulieren en workflows.

Volwassenheid in IT

Beleidsadviseur Niels Peterson werd vanuit SWVO naar voren geschoven als contactpersoon voor de samenwerking met Acknowledge. “IT kreeg de afgelopen jaren een veel grotere rol, zeker in de core business. Acknowledge is hiervoor een fijne partner. Ze hebben de slagkracht van een grote speler, maar bieden ook flexibiliteit voor de klant, waardoor je dingen redelijk snel gedaan krijgt. Doordat aan onze kant geen goede sparringpartner beschikbaar was hadden we wel een kenniskloof. Ik ben vanuit mijn ervaring in dat gat gesprongen om te kijken hoe we de samenwerking met Acknowledge kunnen stroomlijnen en als organisatie volwassener worden op het gebied van IT. Daar hebben we al flinke stappen in gezet.” Een van die stappen is de overgang van Dynamics AX naar Business Central. SWVO had daarnaast de behoefte een aantal nieuwe portalen te ontwikkelen.

Grondige analyse

Met het iWmo ondersteunt SWVO een snellere en efficiëntere inzet van zorg en draagt bij aan een afname van administratieve lasten. Daarnaast vormt iWmo een betrouwbare en duurzame bron van informatie over Wmo-zorg. Belangrijk dus dat dit platform goed blijft werken. “Je wil daar een solide back-end voor hebben, waarbij het aan de achterkant goed geïntegreerd is en informatie op de juiste manier wordt ontsloten”, legt Niels uit. Ons Dynamics-team in Goes voerde een grondige analyse uit op de huidige en gewenste situatie. Op basis hiervan werd een overzicht gemaakt van alle functionaliteiten die gemigreerd moesten worden van de oude naar de nieuwe applicatie. Dit vormde de blauwdruk voor de technische beschrijving van het nieuwe systeem.

Maatwerk in Business Central

Naast de migratie vanuit de bestaande omgeving werd ook een aantal nieuwe functionaliteiten ontworpen. “Hiervoor is gebruik gemaakt van standaard opties in Business Central, maar we hebben ook maatwerk neergezet voor SWVO”, vertelt Dynamics 365-consultant Niek Brinkhuis. “Zo maakten we tabellen en schermen met bijbehorende validatie, waarmee bijvoorbeeld een facturatie kan worden beoordeeld.” Dankzij de toevoegingen loopt een groot aantal bedrijfsprocessen nu via Business Central, zoals de gehele financiële administratie, monitoring en validatie van zorgdeclaraties en dataontsluiting vanuit SharePoint en gemeenteportalen. Daarnaast hebben de consultants van Acknowledge extra aandacht besteed aan de rollen- en rechtenstructuur binnen Business Central.

Livegang

Als gevolg van een aantal capaciteitsuitdagingen bij Acknowledge en omdat SWVO zo snel mogelijk afscheid wilde nemen van hun andere leverancier kwam het project onder druk te staan. Niels: “We moesten accepteren dat we live gingen met een niet volledig getest product. Het systeem deed voor 95 procent wat het moest doen en de belangrijkste functionaliteiten werkten. Acknowledge stond stand-by voor urgente problemen die direct opgelost moesten worden, zodat gebruikers er zo min mogelijk last van hadden.” Focusgroepen met gebruikers van de gemeenten en zorgadviseurs gaven vooraf input over hun wensen en behoeften voor iWmo. Na livegang is met deze focusgroepen geëvalueerd of het systeem voldoet. “Aan de hand van hun input is de omgeving al flink verbeterd. De kinderziektes zijn eruit en de processen zijn aangescherpt”, vertelt Niels.

Gezamenlijk ondernemerschap

Nu het project in rustiger vaarwater is gekomen wordt gekeken wat functioneel verbeterd kan worden. Zo heeft SWVO behoefte aan meer automatiseringen en willen ze ook andere afdelingen koppelen aan het berichtenverkeer en de maatwerk oplossingen. Twee dagen per week is een Dynamics 365-consultant van Acknowledge bij SWVO aanwezig om vanuit de functionele kant mee te denken en zo het maximale uit iWmo te halen. Ze traint bovendien de medewerkers van SWVO in het gebruik van het systeem. “Het heeft veel van alle partijen gevraagd, maar hebben wel iets moois gerealiseerd”, vertelt Niels trots. “Het maatwerk is tof en we hebben een systeem dat verder gaat dan IT. We hebben een formule neergezet die veel gemeenten en bewoners gaat helpen met een fijne dienstverlening. Een stuk gezamenlijk ondernemerschap binnen de publieke sector.”