Acknowledge verzorgt voor Neos het beheer van de Microsoft-licenties

Neos maakt gebruik van de best passende Microsoft-licenties dankzij duidelijk en eerlijk advies.

Al sinds 2000 maakt Neos zich hard voor mensen die dak- of thuisloos zijn of dreigen te raken. De ruim 200 medewerkers en vrijwilligers van de organisatie zijn hierbij onmisbaar. Zij werken online samen via de applicaties van Microsoft 365. Dit kunnen ze niet doen zonder de juiste licenties. “Ik weet hoeveel Microsoft-licenties we hebben”, vertelt Geke Jelsma, stafmedewerker IT en gegevensbescherming bij Neos. “Maar welke licenties het best passend zijn, daarin vaar ik volledig op het advies dat Acknowledge ons geeft.”

Verlenging van licenties

De licenties van Microsoft worden jaarlijks verlengd. Voordat deze verlenging ingaat is het aan te raden eens kritisch te beoordelen of alle licenties binnen je organisatie nog in gebruik zijn en of je de juiste licenties afneemt per werknemersgroep. Consultant Koen van Zon is hierin gespecialiseerd. Hij legt uit: “We nemen graag de tijd om samen met de klant te bekijken wat zo’n verlenging van licenties inhoudt. Opschalen van licenties kan namelijk altijd, maar afschalen maar een keer per jaar. Die kans wil je niet missen. Ik vind het bovendien fijn om de klant uit te leggen waarom ze bepaalde licenties nodig hebben, omdat ze hier soms meer voor moeten betalen.” Koen raakte zo ook in gesprek met Neos over hun licentiebeheer.

Meer securitymaatregelen

In de beheeromgeving van Neos zag Koen dat ze betaalden voor licenties die niet meer in gebruik waren. “Hij kwam met het advies wat zaken op te schonen, zodat we maandelijks op onze licentiekosten konden besparen”, vertelt Geke. “Daarnaast werd ons geadviseerd onze managers en mijn account met een andere licentie uit te rusten.” Koen legt uit: “We raden voor dit soort functies altijd aan een hogere licentie te gebruiken met meer securitymaatregelen. Medewerkers op zulke positie zijn vaker slachtoffer van cybercriminaliteit, dus wil je ervoor zorgen dat zij extra beveiligd worden.”

Kennis en advies

Geke was heel blij met het advies van Acknowledge. “Die wereld van licenties zegt me helemaal niks”, lacht ze. “Maar het moet wel goed geregeld zijn, anders zijn de consequenties groot en lopen de kosten hoog op. Koen kon het me gelukkig op een begrijpelijke manier uitleggen. Het is fijn dat hij die kennis heeft en mij daar goed in kan adviseren. We hebben snel kunnen schakelen en hij heeft voor ons naar een zo veilig mogelijke oplossing gezocht, zonder dat dit ten koste ging van de veiligheid van onze gegevens. Ik vind het ook een geruststellende gedachte dat die licenties voor ons in de gaten worden gehouden door Acknowledge en dat ik me daar geen zorgen over hoef te maken.”