Veilig mobiel werken in jouw organisatie

Handig toegang tot al je bestanden en gegevens en veilig mobiel werken? Enterprise Mobility Management (EMM) biedt de oplossing. Het model helpt je om de digitale transformatie en on- en offboarding van nieuwe medewerkers in goede banen te leiden.

Veel organisaties zien de voordelen van mobiel werken, maar worstelen ook met de beveiliging van bedrijfsgegevens op de toestellen van medewerkers. Hierdoor groeit het belang naar één omgeving waarin alle smartphones en tablets binnen je organisatie makkelijk geconfigureerd, beveiligd en beheerd kunnen worden. EMM biedt de oplossing met een set diensten en technologische oplossingen die speciaal ontwikkeld zijn om bedrijfsgegevens op mobiele apparaten van medewerkers te beveiligen. Zo hebben jouw medewerkers maximale keuzevrijheid in het gebruik van mobiele apparaten, maar behoud je controle en beperk je de impact van diefstal, verlies of een hack.

Veilig mobiel werken met het EMM-model

Wij bieden zakelijke ICT-oplossingen om het beheer van mobiele apparaten binnen organisaties optimaal te organiseren. Hiervoor hanteren we het Enterprise Mobility Managementmodel. Dit model bestaat uit een aantal aandachtsgebieden die er samen voor zorgen dat medewerkers buiten kantoor veilig mobiel werken, zonder daarbij in te boeten op functionaliteit of gebruiksvriendelijkheid.

Beleid

De stappen in het EMM-model zijn alleen relevant als hier een organisatiebreed gedragen beleid aan ten grondslag ligt. In dit beleid staat hoe jouw organisatie het gebruik van mobile devices wil inrichten. Het is ook belangrijk om dit beleid in de gehele organisatie duidelijk kenbaar te maken. Zo weten jouw medewerkers wat wel, maar vooral ook niet mogelijk is. De eerste overweging bij het opstellen van een EMM-beleid is de wijze waarop mobile devices binnenkomen in je organisatie. Gebruiken medewerkers hun eigen apparatuur, Bring Your Own Device (BYOD)? Of krijgen ze een apparaat van de organisatie, Choose Your Own Device (CYOD)? Jouw beleidskeuze bepaalt of je medewerkers veilig mobiel kunnen werken.

BYOD of CYOD?

BYOD heeft als grote voordelen dat de medewerker al vertrouwd is met de apparatuur en dat de organisatie kan bezuinigen op de aanschaf van dure apparatuur. Voor de ICT-afdeling is het echter een grote uitdaging om alle verschillende devices van diverse leveranciers en met uiteenlopende systemen te managen. Bovendien is bij verlies, diefstal of schade onduidelijk wie ervoor verantwoordelijk is en is het juridisch gezien lastig om bedrijfsgegevens te beheren op privétoestellen. Genoeg redenen om toch CYOD te overwegen. Medewerkers kiezen dan een apparaat uit een lijst van devices die door jouw organisatie zijn goedgekeurd. Je bepaalt als werkgever zelf hoeveel merken en typen devices je beschikbaar stelt. Dit beperkt de werkdruk van het devicemanagement aanzienlijk. Vervolgens beslis je of de mobile devices gebruikt mogen worden voor privédoeleinden, ook wel Corperate-Owned, Personally-Enabled (COPE) genoemd. Zorg hierbij dat het organisatiebeleid rondom EMM duidelijk beschrijft wat dat privégebruik precies inhoudt.

Security

Veiligheid is een cruciaal onderdeel van een goed Enterprise Mobility Management. Om jouw organisatie op een veilige manier mobiel te laten werken is het belangrijk een sterk beveiligingsbeleid toe te passen. Hier valt ook een goede voorlichting van werknemers onder. Hoe goed jouw beveiligingsbeleid intern ook is ingericht, gevoelige informatie kan alsnog op straat belanden wanneer jouw medewerkers op hun mobile device applicaties downloaden die niet goedgekeurd zijn door de organisatie.

Beheer

Een beheerder kan jouw omgeving op afstand proactief beheren en bepaalde data en applicaties op devices beveiligen of weigeren om zo veilig mobiel werken te garanderen. Bij diefstal of verlies is het voor een beheerder bovendien mogelijk om gegevens terug te halen. Het beheer is daarom een onmisbaar onderdeel van het EMM-model.

Mobile Application Management (MAM)

Applicaties zijn er in overvloed en het kost weinig tijd om ze te downloaden. Het resultaat? Een wirwar van gedownloade apps binnen jouw organisatie, waardoor je de controle verliest. Je kunt het verschil maken door geoptimaliseerde applicaties beheerd aan te bieden aan jouw organisatie via MAM. Zo zijn er applicaties die gericht zijn op het zakelijk gebruik, waarin alle essentiële elementen zitten én de productiviteit bevorderd wordt. Medewerkers hebben zo een veilige toegang tot goedgekeurde apps en de ICT-beheerder behoudt overzicht.

Mobile File Management (MFM)

MFM draagt bij aan het stimuleren van de samenwerking en productiviteit van medewerkers. De meeste toepassingen voor file collaboration (gelijktijdig samenwerken op afstand) en file sharing (delen op afstand) zijn in gelijke mate beschikbaar op desktops, mobiele telefoons, tablets en browsers. Maar de mogelijkheden en oplossingen zijn zo versnipperd dat het voor sommige organisaties een echte uitdaging is om ze in kaart te brengen. Toch zijn het juist deze systemen die op termijn bijdragen aan de veiligheid van mobiel werken, het verhogen van de samenwerking en, als gevolg, de productiviteit van medewerkers.

Mobile Device Management (MDM)

Met MDM kun je vanaf één centraal punt de mobile devices in jouw organisatie configureren, beveiligen en ondersteunen. Zo hoeven jouw medewerkers niet meer op locatie te komen voor hun updates of het wijzigingen van instellingen. Bedrijfsgegevens zijn beschermd op ieder persoonlijk of zakelijk device, apparaten die verloren of gestolen zijn kunnen selectief worden gewist en je voldoet altijd aan de wet- en regelgeving.

Connectivity

Communicatie tussen mensen en apparaten is van groot belang voor een succesvolle organisatie. Door te focussen op beveiligde en onderbroken verbindingen, vaste en mobiele integratie en het eenvoudig in- en uitschakelen van SIM-kaarten voorzie jij jouw organisatie in een optimale kennisdeling en samenwerking.

Asset Management

Gedurende de levenscyclus van een device wordt steeds een afweging gemaakt: kunnen we deze nog aanpassen naar de wensen van de eindgebruiker, of is hij inmiddels achterhaald door nieuwe technieken? Om te bepalen of een mobile device is afgeschreven wordt niet alleen gekeken naar de kosten, maar ook naar de risicobeheersing, prestaties en functionaliteiten van het device.

Veilig mobiel werken: hoe begin je?

Het inrichten van een goed EMM-model is een flinke uitdaging, die altijd start bij het beleid van jouw organisatie. Om je vast op weg te helpen hebben we een checklist opgesteld met een aantal kritische vragen:

• Zijn de mobile devices in jouw organisatie optimaal afgestemd op de behoeften van je medewerkers?
• Is de security voor mobiele apparatuur goed geregeld?
• Beslissen jouw medewerkers zelf mee over hun eigen soort werkplek?
• Zijn jouw medewerkers veel onderweg en toch afhankelijk van bedrijfsapplicaties?

Check welke vragen je kunt beantwoorden. Zijn er checkboxen open? Kijk dan nog eens kritisch naar je EMM-beleid.