In vijf stappen naar een geslaagde adoptie van Microsoft 365

Voor organisaties wordt het steeds belangrijker om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken. Dit vraagt om een platform waarop je veilig en gemakkelijk bestanden en informatie met elkaar kan delen. Het is dus niet gek dat veel organisaties tegenwoordig kiezen voor Microsoft 365. Met deze stappen zorg jij dat de adoptie van Microsoft 365 in jouw organisatie goed verloopt!

Met Microsoft 365 heb je een digitale versie van je werkplek, waarmee medewerkers altijd toegang hebben tot de laatste versie van Officeprogramma’s. Bovendien zijn belangrijke documenten hiermee altijd beschikbaar, op ieder apparaat. En met Teams heeft Microsoft de ideale samenwerkingstool ontwikkeld. Op dit platform komen alle losse Office-applicaties samen, waardoor je in één gedeelde werkruimte realtime kan chatten, vergaderen, bestanden delen en werken met zakelijke apps. De mogelijkheden van Teams worden echter niet goed benut wanneer werknemers hier niet voldoende bij worden begeleid. Hierdoor wordt je bedrijfsdoel niet bereikt. Hoe zorg je voor een optimaal gebruik en adoptie van Microsoft 365?

Het belang van een goede adoptie

Overgaan op Microsoft 365 levert veel voordelen op voor de medewerkers in je organisatie. Maar het zorgt ook voor een wijziging in hun werkzaamheden. Je kunt de migratie tot in de puntjes uitwerken, maar als je werknemers de volgende ochtend op kantoor komen, weten ze dan precies hoe ze ermee aan de slag kunnen gaan? Zij krijgen immers een geheel nieuwe digitale werkplek en manier van werken, wat vraagt om een verandering in gedrag. Uit de praktijk blijkt dat het niet goed begeleiden van de adoptie van Microsoft 365 vaak leidt tot het niet of nauwelijks gebruiken van de tools. Werknemers notuleren vergaderingen nog steeds op papier, projectgroepen blijven Word-documenten met wijzigingen naar elkaar mailen en bestanden staan alleen opgeslagen in de persoonlijke mappen van collega’s. Een groot gemis!

Stap 1: betrek de organisatie erbij

Veranderen is een geleidelijk proces dat vraagt om een aantal activiteiten die ervoor zorgen dat eindgebruikers de nieuwe technologie omarmen. Het is belangrijk om medewerkers al vanaf het begin van het traject te betrekken bij de verandering en ze actief mee te blijven nemen. Laat de organisatie op tijd weten wat de plannen zijn én wat de voordelen zijn voor de werknemers. Waarom heb je als organisatie bijvoorbeeld voor deze oplossing gekozen? Adoptie is een continu proces, waarbij je voor, tijdens én na de implementatie blijft inspelen op teams en het individu.

Stap 2: start een pilot met ambassadeurs

Binnen elke organisatie zijn innovators (innovatoren) en early adopters (pioniers) werkzaam die openstaan voor veranderingen en bereid zijn om met je mee te denken. Probeer voor jouw organisatie vast te stellen wie deze personen zijn en stel een team samen dat aan de slag gaan met een pilot. Dit team kan rustig wennen aan de nieuwe tool, het uitgebreid testen en je zo van veel bruikbare feedback voorzien. Deze feedback kun jij vervolgens inzetten om de informatie zo goed mogelijk uit te werken en te testen of de trainingen en het instructiemateriaal voor de rest van de organisatie op orde zijn. Houd er hierbij wel rekening mee dat innovatoren en pioniers nieuwe technologieën sneller zullen begrijpen dan medewerkers die er minder voor open staan. Hoe duidelijker de informatie, hoe beter de adoptie van Microsoft 365 verloopt.

Stap 3: de juiste communicatie

De communicatie start al vanaf het begin van het verandertraject. Met heldere informatie, op de juiste tijd gedeeld en bij de juiste mensen neergelegd, kan het verschil worden gemaakt. Microsoft Teams is gebouwd rondom een andere manier van samenwerken. In onze werksituatie zijn we gewend om te communiceren via e-mail, documenten op te slaan op de server en gebruik te maken van een losse chattool. Dit komt nu samen in Teams, waarbij eenzijdig communiceren plaatsmaakt voor een dialoog. Dit zorgt voor een verandering die de meeste eindgebruikers in de werksituatie nog niet gewend zijn, maar privé al wél omarmd hebben. Bij het communiceren met de organisatie is het dus belangrijk om je te richten op deze gedragsverandering.

Stap 4: middelen op maat

Een combinatie van de juiste (leer)middelen zorgt ervoor dat alle gebruikers binnen jouw organisatie aan de slag kunnen met de nieuwe ICT-middelen en weten wat de verandering voor hen betekent. Richt je hierbij op verschillende leerniveaus. Leg Teams uit aan de hand van praktijksituaties voor verschillende gebruikersgroepen. Zo wil een servicetak weten hoe ze een nieuwe klantsite moeten aanmaken en hoe ze deze zo efficiënt mogelijk kunnen inrichten, maar is personeelszaken juist benieuwd op welke manier ze de gegevens van medewerkers het beste kunnen opslaan. Onderschat ook de waarde van referentiekaarten niet! Zij zorgen ervoor dat gebruikers snel de functionaliteiten kunnen opzoeken als ze vergeten zijn waar deze zich bevinden in Teams. Instructievideo’s en zelfstudiefaciliteiten richten zich meer op de zelfstandige gebruiker die zichzelf wil verdiepen in de mogelijkheden.

Stap 5: organiseer een feestelijke lancering

Staat alles klaar voor gebruik? Organiseer dan een feestelijke lancering en zorg voor een positieve ervaring. Benadruk nogmaals de voordelen voor de gebruiker en focus je op het belang van het gebruik van deze tool door de hele organisatie. Zorg ervoor dat na de lancering alle (leer)middelen klaarstaan en maak duidelijk waar ze heen kunnen met hun vragen. Dit zorgt uiteindelijk voor tevreden medewerkers die écht met de mogelijkheden van Teams aan de slag gaan. Een mooie afsluiter voor een geslaagde adoptie van Office 365!