Een sterke samenwerking tussen de ICT en de business

Om een verandering voor elkaar te krijgen is een goede samenwerking tussen de business en ICT essentieel. Technologie is een onmisbaar aspect bij veel innovaties om toegevoegde waarde te leveren aan de klant, het proces of een product. De business kan innovaties dus simpelweg niet alleen realiseren. Daartegenover is de inzet van ICT zinloos als het geen waarde biedt voor een afdeling, consument of gebruiker.

Vaak worden projecten vanuit een eenzijdige aanpak aangevlogen. Dit werkt prima voor projecten die in de kern gewoon een ICT-gericht project zijn. Maar veruit de meeste projecten raken verschillende disciplines van een organisatie en hebben daarom een multidisciplinaire aanpak nodig. We zien in de praktijk nog te vaak dat ICT-projecten niet het gewenste doel bereiken door een gebruik aan communicatie met de business. Er wordt niet of te laat gecommuniceerd over de aankomende veranderingen, waardoor medewerkers niet aan de slag gaan met de middelen die ze worden aangereikt. Gerichte communicatie is daarom een must binnen elk project. Het doel van een ICT-project is ten slotte niet om je systemen te voorzien van de nieuwste snufjes, maar om een blijvende aansluiting te vinden op de (latente) behoeften van de business en organisatiedoelstellingen.

Duurzame oplossingen

Maar hoe vind je die aansluiting? En belangrijker nog, hoe hou je het vast? Het gaat er niet om wat de business wil, maar wat ze nodig hebben. Aan de ICT-afdeling de taak om de juiste vertaalslag te maken van de vraag en het bijhorende eisenpakket naar een duurzame ICT-oplossing. En dit is niet eenvoudig. De business heeft niet altijd een duidelijk beeld van wat ze nodig hebben en wat de mogelijkheden zijn om een behoefte te verwezenlijken. Om ICT echt in teken te laten staan van de business en om duurzame oplossingen te bedenken is een andere mentaliteit nodig. Niet ‘jij-vraagt-wij-draaien’, maar een ICT-afdeling die door het stellen van de juiste vragen de échte behoefte blootlegt.

De taal van de business

Dit zorgt voor een andere benadering van een ICT-projectteam. Een projectteam die de taal van de business kent en niet direct de diepte ingaat met de technische oplossingen maar eerst de échte behoefte op tafel legt door in gesprek te gaan. Een projectteam dat bij elke wens vraagt: heb je dit nodig? Waarom is dit belangrijk? En zou een andere oplossing het gemeenschappelijke doel niet beter vervullen? Door die verandering creëer je oplossingen waarvan de business niet wist dat ze die nodig hadden en die een groei voor de hele organisatie mogelijk maken.

Vertaling naar de ICT

Daar ligt echter nog een grote uitdaging, want de business en ICT spreken niet altijd dezelfde taal. Het communiceren over ICT houdt een vertaalslag in van alle technische specificaties naar de positieve gevolgen voor de business en eindgebruiker. De meeste mensen binnen een organisatie zijn niet geïnteresseerd in de complexe techniek die er wordt gebruikt, maar in het probleem waarvoor een oplossing wordt geboden of de groei die het mogelijk maakt. Daarbij weten zij vaak niet goed hoe ICT-processen en projecten lopen en wat de gevolgen zijn bij het verkiezen van de ene oplossing boven de andere.

Communicatie met eindgebruikers

Elkaar proactief op de hoogte houden van de vorderingen binnen een project is een belangrijk onderdeel van een goede samenwerking. Zorg er hier dan ook voor dat je de taal van de ander spreekt. Een vraag als ‘Door een verschil in granulariteit van de data kunnen we het niet linken, is er ook een andere aggregatie beschikbaar in de bron?’ komt natuurlijk niet over bij een HR-medewerker die een BI-dashboard heeft aangevraagd. Maak communicatie daarom een vast onderdeel van een project en stel iemand aan die voeling heeft met ICT, maar die ook de taal van de business spreekt. Hij of zij kan de juiste vragen stellen om de informatie boven water te krijgen en de vertaalslag maken die nodig is om het te laten landen bij de eindgebruikers.