Met Device as a Service – afgekort DaaS – maakt jouw organisatie gebruik van fysieke werkplekken en aanvullende diensten voor een vast bedrag per maand. Productmanager Robin van der Kuijl vertelt hoe Device as a Service vorm krijgt bij onze klanten.
In de markt zijn verschillende definities van DaaS te vinden. De eerste stap die Robin zet in gesprek met een nieuwe klant is om te achterhalen wat zij er zelf onder verstaan. “Ik moet tackelen waar de organisatie behoefte aan heeft”, legt Robin uit. “Wat doen ze nu en wat is de toekomstvisie? Ik zoek naar de kansen en mogelijkheden om het voor de organisatie makkelijker te maken.”
Focus voor de ICT-afdeling
Het uitkiezen, bestellen, inlezen en uitleveren van nieuwe apparaten (devices) neemt veel tijd in beslag, terwijl de ICT-afdeling zich veel beter op strategisch niveau bezig kan houden met hun missie en visie op de toekomst. Robin: “De wens die ik standaard hoor is dat ICT-afdelingen het beheer wat meer willen loslaten, zodat ze zich kunnen focussen op de zaken die ze echt belangrijk vinden.” Bij een huidige klant in de zorgsector gaf de ICT-manager aan zoveel mogelijk uit handen te willen geven. “Ze hebben bijna tweeduizend medewerkers in dienst en hanteerden maar liefst vierhonderd persona’s (gebruikersgroepen)”, vertelt Robin. “Deze klant wilde graag gebruikmaken van lifecycle services, maar dan zullen ze dingen moeten loslaten. We proberen daarom eerst die grote groep persona’s terug te brengen naar maximaal tien.”
Lifecycle services
Onder ‘lifecycle services’ verstaan we alle diensten rondom het beheer van de levenscyclus van IT-hardware, van aankoop tot afvoer. Wanneer organisaties dit uit handen geven kunnen ze kosten besparen, risico’s verminderen en zich concentreren op hun kernactiviteiten. “De zorgklant in kwestie had als wens de levenscyclus van hun devices van vijf naar drie jaar terug te brengen. Wij hebben ze geholpen hun management ervan te overtuigen dat dit op lange termijn de duurzamere optie is”, vertelt Robin. Nieuwere devices zijn sneller en veiliger, waardoor medewerkers productiever werken. En grote kans dat je na drie jaar nog een restwaarde terugkrijgt voor je hardware. “We helpen klanten een bewuste keuze te maken. Deze klant was er bijvoorbeeld nog niet klaar voor om de devices te leasen. Hier hebben wij ons voorstel op aangepast.”
Leaseconstructie
Hoewel het management van organisaties vaak nog twijfelt of ze gebruik willen maken van de leaseconstructie van DaaS, gelooft Robin dat het veel voordelen heeft. “Je berekent de aanschaf van de devices, eventuele aanvullende diensten en de restwaarde. Hierdoor weet de klant vooraf precies waar ze aan toe zijn.” Over het algemeen kiezen organisaties voor Device as a Service omdat ze ondersteunt willen worden. DaaS neemt veel werk uit handen en het wordt logistiek ingeregeld door een partij die hierin gespecialiseerd is. “Wij zorgen dat de klant daar zelf niet meer naar om hoeft te kijken”, legt Robin uit. “Bij een grote gemeente leveren we lifecycle services, telefonie, screenprotectors en hoesjes. We hebben daar ook het inkoopproces vereenvoudigd door een koppeling te maken met hun HR-systeem voor in- en uitdiensttreding en een persoonlijke webshop in te richten. Hierin staat een kernassortiment op basis van hun persona’s.”
DaaS in de praktijk
Robin ziet in de praktijk regelmatig dat organisaties zelf nog het een en ander in moeten richten om gebruik te maken van Device as a Service. “We inventariseren alles en kijken waar de gaten zitten. Soms zijn bijvoorbeeld niet alle devices binnen de organisatie in kaart gebracht. Of we hebben te maken met derde partijen voor het koppelen van ons lifecyclemanagementsysteem. In het begin heb je bovendien veel vervanging van apparatuur, omdat de afschrijvingstermijn vaak wordt verkort. Dat nulpunt stemmen we altijd af met de klant. Het is daarnaast belangrijk af te spreken waar medewerkers terecht kunnen bij problemen. Heeft de klant een eigen IT-helpdesk of maken ze gebruik van onze servicedesk? We nemen die communicatie en adoptie van medewerkers altijd mee.”
Volledige ondersteuning
Ben jij op zoek naar een dienstverlener die de zorgen rondom de hardware in jouw organisatie volledig uit handen neemt? Onze experts vertellen je graag meer over de mogelijkheden van Device as a Service.