Door het toepassen van videocommunicatie-oplossingen worden werkzaamheden sneller, efficiënter en optimaler uitgevoerd. Wil je dat de implementatie van videoconferentie in jouw organisatie succesvol verloopt? Dan is het heel belangrijk om werknemers actief mee te nemen in de veranderingen. De basis voor een goede adoptie binnen je gehele organisatie is de inzet van een goed werkende en intuïtieve communicatieoplossing.
Is communicatie via video wel zo populair? In de jaren negentig werd voorspeld dat het bedrijfsleven binnen no-time massaal zou overstappen op videobellen. Gewoon de telefoon pakken, dat deed toch niemand meer? Het tegendeel blijkt waar. Bellen is nog steeds een van de belangrijkste manieren van communicatie voor veel bedrijven. Toch is videocommunicatie aan een flinke opmars bezig. Sterker nog, marktonderzoeksbureau Frost & Sullivan voorspelt dat in 2025 bijna 60 procent van de communicatie tussen bedrijven plaatsvindt via video. Deze grote doorbraak is afhankelijk van een aantal ontwikkelingen. Wij lichten de zes belangrijkste voor je toe. Zo ben jij helemaal voorbereid op de adoptie van videocommunicatie in jouw organisatie!
Videocommunicatie is normaal geworden
Door applicaties als Skype, Google Hangouts, WhatsApp en FaceTime is communicatie via video veel gangbaarder geworden voor de hedendaagse gebruiker. Daarnaast komen er steeds meer millennials op de arbeidsmarkt. Deze nieuwe medewerkers, geboren tussen 1980 en 2000, vinden videocommunicatie de normaalste zaak van de wereld en werken er gemakkelijk mee. Ze verwachten bovendien dat hun werkgever ze erin voorziet. Het is dan ook niet gek dat veel applicaties die voor de particuliere markt zijn ontwikkeld op dit moment vooral zakelijk worden gebruikt.
Beter beeld en geluid
De beeldkwaliteit en verbinding van videocommunicatie-oplossingen worden dankzij technologische ontwikkelingen steeds beter. Vooral 4G (binnenkort zelfs 5G!) voor onderweg en snelle internetverbindingen op kantoor zorgen ervoor dat de boel niet vastloopt en dat medewerkers soepel kunnen streamen. Daarnaast worden upgrades steeds gemakkelijker doorgevoerd. Ook de doorbraak van WebRTC (Real-Time Communications), waardoor binnen de browser al een videoverbinding opgezet kan worden, speelt hier een belangrijke rol. Het gebruik is een stuk eenvoudiger en de acceptatie wordt sterk verhoogd.
Gemakkelijk zelf aan de slag
Het gebruik van videoconferentie is heel gebruiksvriendelijk. Medewerkers installeren en gebruiken zelf eenvoudig de juiste middelen. Door hun (privé)ervaring met Skype, WhatsApp of Google Hangouts pikken de meeste werknemers het gebruik van zakelijke videoconferentie heel snel op. Nog een voordeel: videocommunicatiemiddelen zijn mobiel te gebruiken. Buiten telefoon en smartphone kunnen gebruikers ook bellen via laptop of tablet.
Voor vergaderzalen moet uiteraard vanuit de organisatie een videoconferentiesysteem worden geplaatst. Het is ook hier heel belangrijk dat dit systeem gemakkelijk in gebruik is. In veel gevallen zien we dan zelfs dat de vergaderkamer met het systeem op tijd moet worden gereserveerd, omdat de vraag het aanbod overstijgt. Medewerkers zien echt de voordelen in van goed geïnstalleerde en bruikbare videocommunicatiemiddelen.
Geen hoge investeringen nodig
De afgelopen vijftien jaar zijn de kosten van videocommunicatie flink gedaald. Waar bedrijven vroeger tienduizenden euro’s moesten investeren zijn de kosten in een bedrijfsomgeving inmiddels gereduceerd tot een fractie hiervan. Daardoor zijn investeringen nu vaak al binnen een half jaar terugverdiend. Nieuwe kostenmodellen, zoals hosted diensten voor videocommunicatie, zorgen bovendien voor een laagdrempelige instap met een korte doorlooptijd.
Een goedkoper alternatief
Vergaderingen hoeven lang niet altijd in fysieke vorm plaats te vinden. Medewerkers hebben de mogelijkheid om vanuit huis of een andere externe locatie deel te nemen aan een videoconferentie. Door online te overleggen blijft collega’s van een andere vestiging bovendien een lange (auto)reis bespaard. Videoconferencing is dus een duurzame en kostenbesparende oplossing. Dit communicatiemiddel past daarmee helemaal in de huidige tijd, waarin de focus ligt op duurzaamheid en het verlagen van de kosten.
Grotere effectiviteit
Het is bewezen dat videocommunicatie met klanten en partners efficiënter zijn dan audiosessies. Met het gebruik van video heb je de mogelijkheid om inzicht te geven of juist te krijgen in een specifieke situatie. Je kunt daarnaast je woorden kracht bijzetten met emoties, gelaatsuitdrukkingen of het delen van documenten. Door de toevoeging van non-verbale communicatie begrijpen gesprekspartners elkaar beter. Dit voorkomt miscommunicatie, waardoor conferenties soepeler en sneller verlopen.
Ontvang direct de gratis collaborationwhitepaper
Een succesvolle implementatie van videoconferentie in jouw organisatie? Neem je medewerkers actief mee in de veranderingen en zorg dat er een goede basis is. Maar hoe maak je hiermee een goede start? Je leest er alles over in de collaborationwhitepaper.