Automatiseer processen met Microsoft Power Automate en SharePoint

Vaak spelen kleinere administratieve processen een cruciale rol in de dagelijkse werkzaamheden van afdelingen. Toch wil je niet te veel tijd kwijt zijn met deze processen. Dankzij de kracht van Microsoft 365 zijn dit soort administratieve taken gemakkelijk te automatiseren. Ontdek de mogelijkheden van SharePoint en Power Automate!

Veel organisaties maken nog geen gebruik van digitale hulpmiddelen om hun processen te ondersteunen. Soms zie je zelfs nog dat dit soort processen met papier worden afgehandeld, wat voor een hoop vertraging zorgt. Met de mogelijkheden van Microsoft 365 worden deze processen een stuk efficiënter.

Microsoft SharePoint en Power Automate

Je kunt Microsoft SharePoint inzetten voor meer dan alleen een documentenbibliotheek of voor het sociale intranet. SharePoint kan ook worden gebruikt voor gedefinieerde workflows die bepaalde kleinere processen automatiseren. Denk aan het verzamelen van feedback over een document, het laten ondertekenen van een onkostendeclaratie of het laten goedkeuren van een offerte. Deze workflows zijn erop gericht om tijd te besparen, omdat je op een efficiëntere manier omgaat met deze (vaak) administratieve processen. Door Power Automate, SharePoint en Outlook slim te combineren kun je een grote variatie aan bedrijfsprocessen stroomlijnen. Hierbij zorgt Power Automate op de achtergrond voor het uitvoeren van de workflow, waarbij de gebruikers voornamelijk werken binnen SharePoint en Outlook.

De aanvraag van offertes met Power Automate

Hoe ziet zo’n workflow van Power Automate eruit in de praktijk? We nemen je mee in onze flow voor het aanvragen van offertes. Het proces voor het aanvragen van een offerte is onderverdeeld in vier stappen: aanvragen, toewijzen, uitwerken en verzenden.

Aanvragen

Via SharePoint vult diegene die de offerte wil aanvragen een formulier in. Hierbij wordt rekening gehouden met vragen als ‘Voor welke klant is de offerte?’, ‘Wat is het beschikbare budget?’ of ‘Vanuit waar in de organisatie wordt de offerte aangevraagd?’. In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld van het in te vullen formulier.

Toewijzen

Zodra de aanvraag verwerkt is, krijgt de coördinator via Power Automate automatisch een mailtje waarin vermeld staat dat iemand een nieuwe offerte heeft aangevraagd. Vanuit deze mail kan de coördinator de offerte toewijzen aan iemand die de offerte gaat uitwerken. Zo hoef je geen gebruik meer te maken van veel verschillende applicaties en kun je het dus volledig ingang zetten via die ene mail!

Uitwerken

Vanuit de e-mail kun je een aantal activiteiten opstarten:

1. Bekijk aanvraag: open de volledige aanvraag met alle informatie
2. Toewijzen: wijs de offerte toe aan de persoon die het dient uit te werken
3. Extra info: vraag extra informatie aan als de aanvraag niet volledig is
4. Afwijzen: wanneer de aanvraag niet wordt opgepakt

Verzenden

Vervolgens wordt de offerte uitgewerkt en verzonden naar de klant. Dankzij Power Automate krijgt de coördinator hier een automatische e-mail over, waarin hij kan aangeven of de offerte gewonnen is of niet.

Ook uit deze mail kun je weer een aantal activiteiten opstarten:

1. Bekijk aanvraag: open de volledige aanvraag met alle informatie
2. Gewonnen: geef aan dat de offerte getekend is door de klant
3. Verloren: je hebt helaas geen getekende offerte terug gekregen
4. Contactmoment: geef aan als je nog een keer contact hebt gehad met de klant over de offerte

Focus door automatisering

Dit is natuurlijk maar één voorbeeld van hoe je Microsoft 365 kunt inzetten voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Je kunt er nog veel meer mee! Juist door het automatiseren van kleinere processen in je organisatie zorg je ervoor dat de administratieve last van een proces daalt. Zo kunnen jouw medewerkers zich focussen op dat wat echt telt!