Met een flexibele en goed ingerichte digitale werkplek kunnen werknemers altijd en overal werken binnen één omgeving. Maar hoe benut je de voordelen optimaal? Dat begint bij de adoptie van de digitale werkomgeving. Luister naar de wensen en behoeften van je werknemers en zorg ervoor dat zij alles uit hun werkdag halen!
Digitale werkplekken zorgen voor een betere samenwerking, vooral buiten de kantoormuren. Daarnaast wordt de kennisdeling groter, omdat het veel eenvoudiger is om contact op te nemen met je collega’s. Werknemers zijn bovendien productiever en het sociale interne netwerk leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid. De digitalisatie en optimalisatie van processen zorgt ervoor dat er veel waardevolle data beschikbaar komt. Zo ontstaan er steeds meer datagedreven ondernemingen. Niet gek, want volgens The Economist Intelligence Unit ervaren organisaties 26 procent betere prestaties in drie jaar met behulp van data-analyse. Overgaan op digitale werkplekken brengt dus veel voordelen met zich mee. Maar voor bedrijven die hun werkplekken nog vrij traditioneel hebben ingericht vraagt dit wel om een grote transformatie. En bij deze verandering wordt de grootste succesfactor nog wel eens over het hoofd gezien: de adoptie door de eindgebruiker.
Luister naar je werknemers
Het is niet zo dat eindgebruikers niet openstaan voor een digitale werkplek of de handige tools die hiervoor ontwikkeld zijn. Wanneer ze de voordelen voor hun dagelijkse werkzaamheden inzien of als problemen worden opgelost waar ze regelmatig tegenaan lopen, dan staan ze er eigenlijk best positief tegenover. Mensen op de werkvloer zijn zelfs vaak bereid om mee te denken over de invulling van hun eigen werkplek, zij willen immers hun werk goed uit kunnen voeren. Toch onderschatten veel bedrijven hoe belangrijk het is om te luisteren naar hun medewerkers. De eerste winst die je kan behalen is dus om medewerkers te vragen naar hun ideeën over de digitale werkplek of de manier waarop zij willen werken. Nóg mooier zou zijn als je de digitale werkplek samen met een geselecteerde groep eindgebruikers gaat vormgeven. Co-creatie pur sang!
"Bij de implementatie van de digitale werkplek ligt tachtig procent van de focus op de eindgebruiker en slechts twintig procent op de technologie."
MicrosoftWees duidelijk en eerlijk
Laat ook de rest van de organisatie weten waar je mee bezig bent en zorg ervoor dat je juist vragen wegneemt in plaats van extra onduidelijkheid creëert. Leg allereerst uit waarom je organisatie overgaat op digitale werkplekken. Zorg voor een krachtige boodschap en geef antwoord op de meest voorkomende vraag van eindgebruikers: ‘wat heb ík eraan?’ Met een sterk uitgedacht communicatieplan kun je ze stapje voor stapje meenemen in de mogelijkheden en kansen voor henzelf en hun dagelijkse werkzaamheden. Wat werknemers juist niet willen? De verandering opgelegd krijgen en de urgentie voelen dat ze móeten veranderen, terwijl zie hier nog niet klaar voor zijn.
Begin bij de onboarding
Een goede adoptie van de eindgebruiker begint al in de vroegste fase. Een goede onboarding van nieuwe medewerkers is dus essentieel. Naast de kennismaking met collega’s, verantwoordelijkheden en procedures binnen een organisatie speelt ICT ook hier een belangrijke rol. In de praktijk merken we dat er nog te weinig aandacht is voor de technologische kant van onboardingprocessen. De techniek biedt steeds meer mogelijkheden, maar wordt hiermee ook complexer. We kunnen dus niet zomaar verwachten dat nieuwe medewerkers direct weten hoe ze aan de slag kunnen met werkapparatuur of tooling die voor hen nog onbekend is. ICT-afdelingen gaan er regelmatig van uit dat tools zichzelf wijzen of dat medewerkers ze wel weten te vinden als ze vragen hebben. Eindgebruikers kiezen er nog vaak voor om workarounds te verzinnen of simpelweg niet alle functionaliteiten en voordelen van een ICT-toepassing te gebruiken. Je ziet dat projectgroepen Word-documenten nog steeds naar elkaar mailen, bestanden in persoonlijke mappen worden opgeslagen of successen niet intern worden gedeeld op het sociale intranet.
Onze succeslessen
Jammer, want dit kan voorkomen worden door meer aandacht te geven aan de ‘zachte’ kant van de verandering. Maar hoe doe je dit? Luister actief naar de wensen en behoeften van werknemers. Nog beter: ga samen met de medewerkers aan de slag bij het vormgeven van de digitale werkplek. Zij zijn degenen die het straks gaan gebruiken en bepalen of de overgang een succes gaat worden. Ga niet direct van een traditionele werkplek naar een volledig digitale werkplek, maar implementeer de verschillende programma’s en mogelijkheden in verschillende fasen. Zo kan iedereen langzaam wennen. Sta vooral ook open voor feedback die gegeven wordt en ga deze zelf actief halen, bijvoorbeeld door een coach aan te stellen op de werkvloer. Hij of zij kan de werknemers helpen bij de vragen die ze hebben en tegelijkertijd heel waardevolle reacties verzamelen. De overstap vindt ook soepeler plaats als je verschillende trainingen aanbiedt. Deze zijn in te delen op de thema’s die je als organisatie belangrijk vindt. Maak daarnaast een pakket van instructies en leermiddelen die de werknemers zelf kunnen raadplegen wanneer ze er niet uitkomen. Tot slot: blijf in de organisatie toetsen of de digitale werkplek die je aanbiedt nog steeds aansluit bij de behoeften die ze hebben.
Onze aanpak voor ICT Happiness
Door goed na te denken over de communicatie en begeleiding van medewerkers bereikt jouw overstap naar de digitale werkplek het gewenste resultaat. Met ICT Happiness bieden wij organisaties ondersteuning in de adoptie, implementatie en acceptatie van ICT-projecten. Zo verbinden we mensen, technologie en organisaties en maken we vooruitgang mogelijk.