Dagelijks Leven werkt veiliger dankzij de snelle implementatie van HelloID

De toegang en autorisaties voor de medewerkers van Dagelijks Leven is voortaan automatisch geregeld dankzij de implementatie van IAM-tooling HelloID.

Zorgorganisatie Dagelijks Leven biedt mensen met dementie een betaalbare, veilige en vertrouwde plek om te wonen. Aandacht en kwaliteit van leven staat bij hen voorop. Ze hebben inmiddels meer dan 80 woonzorglocaties en meerdere locaties in aanbouw. Als gevolg van die grote groei ontstond binnen de organisatie een grote behoefte aan het automatiseren van de in- en uitdiensttreding van medewerkers. “Per jaar komen er 10 tot 15 locaties bij met gemiddeld 35 collega’s. Willen we deze aanwas handmatig verwerken, dan heb ik daar een hele batterij aan mensen voor nodig. Terwijl je het ook gewoon kan automatiseren”, vertelt Ingrid ten Napel, proces- en informatiemanager bij Dagelijks Leven. Zij is in haar rol verantwoordelijk voor het gehele applicatielandschap van de organisatie en ging daarom op zoek naar een geschikte tool. Die vond ze in HelloID van Tools4ever.

Op korte termijn

HelloID is een tooling voor Identity & Access Management (IAM) waarmee je rollen toewijst aan gebruikers. Vervolgens bepaal je per rol tot welke gegevens of systemen ze toegang mogen hebben. Hierdoor krijg je precieze controle over wie wat kan zien en doen binnen je organisatie. “Onze IT-leverancier ging op zoek naar een IAM-tooling en kwam toen bij Tools4ever terecht. Omdat we het op korte termijn wilden doorvoeren raadden zij ons aan de implementatie van HelloID met Acknowledge op te pakken”, legt Ingrid uit. In de Azure Active Directory (AAD) van Dagelijks Leven had elke deelnemer al een nieuw account met bijbehorende rechten op applicaties. “We hebben in overleg met Dagelijks Leven een autorisatiematrix opgesteld en verwerkt in HelloID. Hierdoor ontvangt de medewerker automatisch en op het juiste moment de juiste Microsoft-licentie, rechten op applicaties en Teams-sites voor de diverse locaties”, vertelt Mike van Eck, securityconsultant bij Acknowledge.

Snelle implementatie HelloID

HR-tooling AFAS is voor Dagelijks Leven het bronbestand voor alle informatie van medewerkers. HelloID vormt de koppeling tussen de medewerkersgegevens uit AFAS en de daaruit voortvloeiende autorisaties in het AD. Zo hoeft de informatie maar op één locatie – namelijk AFAS – te worden aangepast om te zorgen dat alle informatie, rechten en autorisaties automatisch goed ingeregeld zijn. Het implementatietraject van HelloID heeft maar zes weken geduurd, van ontwerp tot oplevering. “Voor mij is het heel belangrijk om in kaart te hebben hoe de processen lopen en vooral ook hoe ze móeten lopen. Het ontwerp lag er dus eigenlijk al. Mike weet op zijn beurt weer wat wel en niet kan binnen HelloID”, legt Ingrid uit. Mike vult aan: “Onze prioriteit was dat iedereen zich kon aanmelden en in de basis over de juiste rechten beschikte.”

Informatie altijd up-to-date

Na de initiële implementatie zijn nog extra details toegevoegd, zoals het automatisch toekennen van gedeelde mailboxen en specifieke Teams. Volgens Ingrid hebben Mike en zijn team dat perfect gedaan. “Op basis van de organisatorische eenheid krijgen medewerkers automatisch toegang tot een Teams-groep en gedeelde mailbox in Outlook. Op het moment dat ze wijzigen van locatie of van organisatorische eenheid op het hoofdkantoor worden ze gelijk uit de oude groep en mailbox gehaald en toegevoegd aan de nieuwe. De noodzakelijke informatie is voor medewerkers dus altijd up-to-date”, vertelt Ingrid. Het beheer van HelloID is inmiddels overgedragen naar de vaste IT-leverancier van Dagelijks Leven.

Mooi opgeschoond

Voor Ingrid zijn alle doelen zeker behaald. “Het is mooi opgeschoond! Ook onze huidige IT-leverancier is blij dat ze dit niet meer handmatig hoeven te regelen. Ik merk dat veel organisaties hun autorisatieproces nog niet hebben geautomatiseerd. Wanneer ik bijvoorbeeld een audit van onze accountants krijg kan ik ze precies het technisch ontwerp voor autorisaties laten zien. Vaak staan ze daar wel van te kijken”, legt Ingrid uit. Ze is tevreden over de samenwerking met Acknowledge. “Als ik het aan andere bedrijven zou moeten aanraden zou ik zeker zeggen ‘prima, moet je doen!’.” We krijgen dan ook een mooie 7,5 voor het project.