Met de moderne werkplek zorgt Vitelia ervoor dat haar medewerkers beter én efficiënter kunnen samenwerken.
We kennen de technisch consultants van Acknowledge goed en hebben daar veel vertrouwen in."
Remon KissenMet ruim 150 medewerkers zet Coöperatie Vitelia zich dagelijks in om hun agrarische klanten over heel Nederland te ondersteunen met de best mogelijke producten en diensten. Ze komen langs bij veehouders, planten- en bomenkwekers en akker- en tuinbouwers. De organisatie is al jaren aan het moderniseren. Eerder gingen ze al over op een nieuw ERP-systeem en hielpen wij ze om de administratie rondom hun klantbezoeken te automatiseren. Inmiddels hebben ze een volledig nieuwe moderne werkplek uitgerold in de hele organisatie. “We werkten nog steeds samen op een klassieke netwerkshare en daar liepen we steeds vaker tegen beperkingen aan. Daarom hebben we met verschillende partijen gekeken naar een passende oplossing. Het voorstel van Acknowledge sloot het beste aan bij onze wensen”, vertelt Frank Crooijmans, ICT-coördinator bij Vitelia.
Wensen en behoeften
Al in 2018 zocht Vitelia naar een moderne manier om samen te werken, maar vond toen geen passende oplossing. “Toen Microsoft Teams begin 2020 beschikbaar werd als volwaardige samenwerkingstool is bij ons de behoefte om hier iets mee te doen weer opgelaaid”, legt Frank uit. Remon Kissen, business controller bij Vitelia, vult aan: “Omdat we voor ons nieuwe ERP-systeem al regelmatig moesten videobellen met de leverancier in België kwam dit project nog verder in een stroomversnelling. Helemaal toen we vanwege de start van de coronacrisis allemaal thuis moesten gaan werken.” Tijdens een workshop met verschillende medewerkers van Vitelia werd onderzocht wat de wensen en behoeften van de organisatie waren. Hieruit bleek dat er veel lokaal wordt gewerkt, waardoor verschillende versies van dezelfde documenten ontstonden. Iedereen werkte eigenlijk op zijn of haar eigen manier. Er werd bovendien heel wat afgemaild.
De moderne werkplek van Microsoft
Op basis van de bevindingen uit de workshop stelde Acknowledge een ontwerp voor de moderne werkplek op. Tijdens een presentatie voor het management van Vitelia werden de best practices van John-Pierre (van Deursen, functioneel consultant Acknowledge) uitgelegd. Zo is er uiteindelijk voor alle uitdagingen een passende oplossing gevonden. De basis van de werkplek is Microsoft, met de Azure Active Directory die onder andere single sign-on (SSO) en multi-factor authenticatie (MFA) mogelijk maakt en Intune voor het beheer van mobiele apparaten. De medewerkers van Vitelia kregen bovendien een nieuwe homepagina met de inzet van SharePoint en werken voortaan samen in Teams. De organisatie ging over van een Citrix-omgeving naar laptops. “Om Teams te gebruiken heb je sowieso een laptop nodig, want dit werkt niet goed in Citrix. Op zo’n laptop kun je bovendien veel specifieker voorzien in behoeften van eindgebruikers’, vertelt Frank.
De zichtbaarheid van IT
Hoewel Frank en Remon zich van tevoren zorgen maakten over de uitrol, is deze heel erg meegevallen. “Ik had dat laatste weekend waarin de data naar Teams overging wel een trots gevoel. Meestal verlopen dat soort weekenden heel stressvol, maar André (Muller, technisch consultant Acknowledge) en John-Pierre hadden alles onder controle. De onsite-beheerders van Acknowledge liepen tijdens de uitrol vier dagen mee. Ik was heel blij met die hulp”, legt Frank uit. Remon zegt ook trots te zijn op de rol die Frank hierin heeft gespeeld: “Normaal is IT niet de meest zichtbare afdeling, alleen wanneer het niet werkt. Maar Frank en Stan (Kunen, applicatiebeheerder Vitelia) zijn echt het uithangbord geweest tijdens dit project. Ze hebben aanvullende ondersteuning gegeven in de vorm van kennissessies over bijvoorbeeld het gebruik van Teams. Je ziet dat het ook steeds meer wordt omarmd.”
Acknowledge als ICT-partner
Acknowledge is al sinds het ontstaan van Coöperatie Vitelia in 2008 bij de organisatie betrokken als ICT-leverancier. Voor Vitelia was het niet meer dan logisch om bij Acknowledge de uitrol van de moderne werkplek te beleggen nadat wij de tender voor het beheer van de kantoorautomatisering wonnen. Een groot voordeel is dat Acknowledge de organisatie al goed kent. “Er is al sinds 2008 een schat van kennis opgebouwd. We kennen de technisch consultants ook heel goed en weten wat we daaraan hebben. Daar hebben we veel vertrouwen in”, legt Remon uit. Frank werd in 2008 aangesteld als applicatiebeheerder en is later via verschillende rollen doorgegroeid tot ICT-coördinator. Hij vertelt: “Die samenwerking met onze contacten bij Acknowledge is altijd goed. Ik geef het zeker een 7,5.” Remon: “Laten we het afronden tot een 8!”