Integrale toetsing voor de HiX-implementatie van Radiotherapiegroep

Dankzij een integrale toetsing zijn de risico’s van de HiX-implementatie bij Radiotherapiegroep in kaart gebracht en gekoppeld aan passende maatregelen.

---

Radiotherapiegroep biedt oncologische zorg aan patiënten met behulp van ioniserende straling. Iedere patiënt verdient immers goede, professionele en gepersonaliseerde radiotherapeutische zorg die bij voorkeur in de eigen omgeving van de patiënt beschikbaar is. Om deze zorg zo optimaal mogelijk te leveren maakt Radiotherapiegroep gebruik van HiX, een zorginformatiesysteem en elektronisch patiëntendossier (EPD). Acknowledge werd bij de implementatie van HiX betrokken om de risico’s van de implementatie in kaart te brengen. Consultant informatiebeveiliging en risicobeheersing Sanne Soer legt uit: “In een integrale toetsing hebben we op drie gebieden de risico’s onderzocht van de implementatie van HiX. Elk risico beantwoordden we met een passende beheersmaatregel.”

Op basis van goede ervaringen

Vanuit haar rollen als Adviseur Kwaliteit, Veiligheid en Onderzoek en Functionaris Gegevensbescherming (FG) bij Radiotherapiegroep was Martine Scholten betrokken bij de HiX-implementatie: “Ik fungeerde vooral als FG, maar in het kader van de prospectieve risico-inventarisatie (PRI) was ik ook betrokken vanuit de kwaliteitskant.” Ze werd hierin ondersteund door Sanne en door Nicolette Verduin (Chief Medical Officer). Samen brachten ze de risico’s in beeld die kunnen spelen als gevolg van de organisatie- en informatieveranderingen vanwege de HiX-implementatie. “Wij vinden het echt een voordeel om lastige projecten onafhankelijk te laten uitvoeren, zodat alles goed boven tafel komt. Bij een eerder traject hebben we ook al gebruikgemaakt van de expertise van Acknowledge. Die samenwerking verliep soepel. De migratie naar een nieuw EPD is zo’n groot project, dat we besloten om dit ook weer extern te laten uitvoeren. Op basis van de goede ervaringen kozen we weer voor Acknowledge.”

Intensieve sessies

Voor Radiotherapiegroep is het belangrijk dat hun ICT-partner kennis heeft van radiotherapie. “Dat is toch een stuk meer toegepast dan bijvoorbeeld een EPD-systeem voor een ziekenhuis. Een extra voordeel van Sanne is zijn ervaring met klinische fysica”, legt Martine uit. Om alle risico’s goed op te sporen is een aantal PRI’s uitgevoerd, vaak met meerdere sessies per onderwerp. Martine: “Voor een kleine organisatie als Radiotherapiegroep is dat heel intensief. Maar de uitkomsten waren wel heel duidelijk en toegepast op de organisatie, dus het is zeker nuttig!” Het scheelde ook dat Acknowledge al bekend was binnen de organisatie. In het project kwamen organisatiepunten die al wat zwakker waren heel goed naar voren. “Dat wil je niet, maar dat gebeurt wel. Daardoor krijg je de zwakke punten in het project ook onder controle. De PRI bevestigde gelukkig wat wij al wisten: we zitten op de goede weg!”, vertelt Martine.

Constructief en compleet

Uiteindelijk zijn dankzij de integrale toetsing verschillende risico’s in kaart gebracht. Sanne: “Voor het grootste deel van de gesignaleerde risico’s rond patiëntveiligheid, privacy en bedrijfscontinuïteit hebben we meteen tegenmaatregelen genomen in de programmaorganisatie, bijvoorbeeld in de vorm van werkinstructies, afspraken en controlemechanismen.” Martine is dan ook heel tevreden over de samenwerking. “Feedback werd heel constructief opgepakt, door dat meteen aan te passen en te verbeteren. Dat vind ik heel sterk. Bijvangst voor mij was dat ik veel heb geleerd over hoe Acknowledge een PRI uitvoert. Alle onderwerpen zijn bovendien goed aan bod gekomen en er was goede kennis aanwezig. En ondanks dat het een heel groot project was met een bepaalde formaliteit, ervoer ik toch ook de aansluiting bij de praktijk”, vertelt Martine. Welke cijfer we krijgen voor de samenwerking en het project? Martine: “Een flinke acht!”