Het team van Acknowledge Goes ontwikkelde voor SWVO een database die draait op Dynamics AX en een Power BI-dashboard met overzichtelijke rapportages.

Voor ons is het heel belangrijk dat we snel kunnen schakelen. En dat is denk ik ook wel de kracht van Acknowledge.

Peter VerburgSenior beleidsadviseur bij SWVO

Het Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO) is een gemeenschappelijke regeling van zeven gemeenten in de Oosterschelderegio. Ze voeren taken uit binnen het sociaal domein, met een focus op zorg, welzijn en maatschappelijke ondersteuning. De SWVO functioneert bovendien als tussenschakel tussen gemeenten en zorgaanbieders en -leveranciers. Al deze instanties gebruiken hun eigen systemen waar SWVO mee communiceert. “In 2007 veranderde de wetgeving, waardoor wij verantwoordelijk werden voor huishoudelijke hulp en later ook individuele begeleiding en dagbesteding. We werkten binnen SWVO met allemaal verschillende databases en zochten een leverancier die een nieuwe structuur kon opstellen om al deze databases samen te brengen. Zo zijn we uiteindelijk bij Acknowledge terechtgekomen”, vertelt Peter Verburg, senior beleidsadviseur bij SWVO. Veel gemeenten en zorginstellingen gebruiken standaardapplicaties. Omdat SWVO een samenwerkingsverband is moest het systeem op maat worden gemaakt. Peter: “Het is stukje bij beetje ontwikkeld en ook weer bijgesteld.”

Dynamics AX en C#

De database draait op Microsoft Dynamics AX en bestaat uit verschillende onderdelen, zoals een tool voor het verzamelen en versturen van gegevens uit de database. Daarnaast is er een communicatietool gemaakt om veilig met gemeenten te kunnen communiceren via een C#-webportaal. “Daar is ook een ticketsysteem voor aangemaakt. Zo kan een zorgaanbieder een ticket inschieten wanneer ze tegen problemen aanlopen, bijvoorbeeld als ondersteuningsplannen niet opgehaald kunnen worden of wanneer het niet lukt om contact met ons te krijgen”, legt Peter uit. De tickets worden in eerste instantie door Peter en zijn team opgepakt. Komen zij er niet uit? Dan kunnen ze altijd de hulp inschakelen van de beheerders van Acknowledge.

Dashboard van Power BI

Corné van Eenennaam, Dynamics AX-consultant bij Acknowledge: “De portalen zijn in de loop der jaren steeds verbeterd en uitgebreid. In 2018 kwam hier een nieuw project bij, waarbij we Power BI hebben ingezet om aan de hand van de data uit AX een mooi dashboard met rapportages te maken.” Gemeenten kunnen nu inloggen om een overzicht te krijgen van de verschillende producten die zij afnemen en bijvoorbeeld de kosten. Ze kunnen bovendien zien wat de status is van de berichten die zij inschieten. Deze rapportagetools worden momenteel nog verder uitgebreid en geven inzicht in de inzet van voorzieningen, wat kan worden gebruikt voor beleidsontwikkeling.

Een op maat gemaakte Dynamics AX-database

Overzichtelijke rapportages met Power BI

Tijdswinst door automatisering

Grote tijdsbesparing

De losse stukjes aan informatie zijn inmiddels samengebracht in één overzichtelijke database. Dit heeft het SWVO veel tijdwinst opgeleverd. “We hadden voorheen best veel werk aan het handmatig controleren van allerlei zaken. Anderhalf jaar geleden is het systeem gecertificeerd door een auditor, waardoor alles nu helemaal automatisch verloopt. We hebben er nu veel minder werk aan en houden meer tijd over om aan andere dingen te besteden”, vertelt Peter. Acknowledge en SWVO blijven samen kijken waar verbeteringen mogelijk zijn en hoe de systemen nog verder kunnen worden geoptimaliseerd. Een aantal zaken vallen binnen de SLA die met Acknowledge is opgesteld. Daarnaast vindt jaarlijks overleg plaats over de updates die plaats gaan vinden of de zaken die vanuit de landelijke overheid moeten worden aangepast. Zo kan Acknowledge hier op tijd de capaciteit op aanpassen.

Goed contact en snel schakelen

De samenwerking verloopt goed. “Ik vind de dienstverlening heel erg prettig. De snelheid is goed, het contact en de communicatie verlopen prima en het product voldoet ook aan de verwachtingen. Dat zijn volgens mij de drie belangrijkste dingen. Het grote voordeel van onze samenwerking is dat we heel snel kunnen schakelen. Als er iets is kunnen we bellen of een ticket inschieten en dan wordt het snel opgepakt of gaan we samen in overleg. En bij Acknowledge Goes kennen ze de regio, dat is wel echt een meerwaarde”, vertelt Peter.

Informeel en in goede sfeer

Corné sluit zich bij de beoordeling van Peter aan: “Onze relatie is al jaren goed. SWVO weet wat ze van ons kunnen verwachten en het contact verloopt altijd informeel en in goede sfeer.” De komende jaren blijft Acknowledge betrokken bij SWVO als partner in ontwikkeling, beheer en onderhoud. Daarnaast probeert SWVO zelf wat meer expertise in huis te halen voor de rapportages. Niet alleen om de afhankelijkheid te verminderen, maar ook om een goede sparringpartner te vormen. Welke cijfer we krijgen voor de samenwerking? Peter: “Ik zou jullie zeker een acht geven! Dat is gewoon een goed cijfer waar iedereen ook nog een beetje scherp van blijft.”